Ang bawat mahirap na manggagawa ay nakakaalam ng labis na kasiyahan ng pag-log sa isang email sa trabaho ng isang tao at lumipat sa alerto ng "out-of-office" bago ang isang malaking paglalakbay. (Sa totoo lang, mayroon bang mas mabuting pakiramdam?) Ngunit kung maglakbay ka hangga't ginagawa ko — bilang isang manunulat sa sarili, ginugol ko ang kalahati ng aking buhay sa 30, 000 talampakan at sa banyagang lupa — natututo ka ng isang maruming maliit na lihim: dapat mong malaman hindi kailanman, kailanman, kailanman, patayin ang alerto na iyon. Seryoso. Hindi ko. Ang aking alerto sa labas ng opisina ay isinaaktibo kahit na kung ako ay nasa China o nakaupo ako sa aking desk sa aking apartment sa New York. Oo, ito ay aktibo ngayon, maraming salamat.
Tunog na baliw? Hindi! At, para sa record, seryoso ako. Sa katunayan, gugustuhin ko na ito ang nag-iisang pinakadakilang pagiging produktibo na maaaring gawin ng sinuman na magbabalik sa katinuan sa iyong abalang buhay.
Ngayon, alam ko na marami sa inyo ang hindi magkakaroon ng tiyan para dito, lalo na kung mayroon kang isang araw na trabaho sa isang bukas na lugar ng plano sa plano, ngunit hinihiling ko sa iyo na subukan pa rin - hayaan lamang na malaman ng iyong mga kasamahan sa koponan kung ano ka ginagawa. (Ngunit hindi, huwag sabihin sa iyong mga kliyente.) Kung pinapanatili mo ang iyong email na nakatakda sa out-of-office sa lahat ng oras, mas magiging masaya ka, mas gaanong ma-stress, at makakakuha ka ng higit pang mga bagay na nagawa kaysa naisip mo na lang. Kaya basahin mo, at shoot ako ng isang email sa ibang pagkakataon upang pasalamatan ako. At para sa mas mahusay na mas matalinong payo na naninirahan, basahin kung paano Itataguyod ng Lihim na Play Spotify Playlist ng Bill Murray ang Iyong Pagiging Produktibo.
1 Maramdaman mong sobrang magalang
Shutterstock
Buong pagsisiwalat: Ako ay British. At oo, pre-program na kami upang maging magalang, kaya't isinasaalang-alang ko ang awtomatikong tumugon sa digital na katumbas ng pagtango ng kumusta kapag may nag-alay sa akin. Hindi ba't karapat-dapat tayong lahat?
2 Hindi ka mai-stress sa mga hindi nasagot na mensahe
Shutterstock
Tandaan kung paano napupunta ang iyong katawan sa buong mini-fight-or-flight na ito kapag nag-buzz ang iyong telepono sa iyong bulsa? Iyon ba ang boss? Ito ba ang aking galit na kliyente? Inaasahan ko na ito ay isang mahusay na newsletter lamang!
Kami, halikan ang mga damdaming iyon, dahil hulaan mo? Nakabalik ka na sa kanila. Nakarating na narinig ang tungkol sa "email apnea?" Ito ay isang tunay na bagay. Ang pagkakaroon ng isang robot-agad mong hinahagupin ang iyong mga kasamahan at kaibigan pabalik ay mapawi ang lahat ng iyong pagkabalisa.
3 Alam mong alam nila na nakuha mo ang kanilang email
Dahil "nakuha mo ba ang aking email?" Ang mga email ay isang kabuuang basura ng Internet bandwidth.
4 Kaagad kang mas produktibo
Shutterstock
Ipinakita ng isang pag-aaral na ang mga manggagawa ng puting-kwelyo na tulad ko ay gumugol paitaas ng 25 porsyento ng araw na tumugon sa email - at narito ang catch: na bumalik noong 2004! Nalaya mula sa presyon ng email, maaari akong tumuon sa kung ano ang mahalaga: trabaho. Pagsasalin: Hindi bababa sa 25 porsiyento ang mas produktibo kaysa sa akin.
5 Maiiwasan mo ang mga kahanga-hangang kahilingan
Shutterstock
Tayo ay hiniling na hawakan ang mga proyekto na hindi namin naisin, o nagtanong mga katanungan na hindi namin sigurado kung paano sasagutin. Ang auto-responder na ito ay ang pinakadakilang mekanismo ng sidestepping o stalling sa mundo na nagbibigay ng isang solusyon na nakakahiya-patunay. Huwag pansinin ang isang email nang sapat na matapos matapos kumpirmahin na natanggap ito, at ang awkward na kahilingan ay maaaring hindi na ulitin. Para sa higit pang napapanahong payo, narito ang 70 Mga Trapong Genius na Maging Agarang Masaya.
6 Pakiramdam mo ay parang nagbabakasyon ka — kahit hindi ka
Ina-update ko ang aking auto-reply tuwing linggo na may anumang mahalagang impormasyon — isang pagbabago sa mga time zone, halimbawa - at ang pangwakas na pag-click kapag ito ay nabubuhay? Ang pakiramdam ay tulad ng isang mini bakasyon sa sarili nito. Oh, at nagsasalita ng mga tunay na bakasyon: kung naglalakbay ka sa lalong madaling panahon, alamin ang mga napakatalino, eksperto na antas ng paglalakbay na eksperto.
7 Hindi ka gaanong ginulo
Shutterstock
Hindi ako madaling magambala, ngunit ang lahat ay maaaring magdusa mula sa mga hiccups ng konsentrasyon. Sa katunayan, ipinakita ng mga pag-aaral na aabutin sa pagitan ng 64 segundo at 67 segundo upang bumalik sa kanilang orihinal na tren ng pag-iisip pagkatapos ng pitstopping sa kanilang inbox. Pag-Ringing ito-kaya hindi mo naramdaman ang pangangailangan na patuloy na suriin ang iyong telepono - maaaring makatipid ka hanggang sa isang oras sa isang araw.
8 Gusto ka ng mga tao
Shutterstock
Maaari mong isipin na ang iyong mga kasamahan at kaibigan ay nasasaktan sa iyong labas ng opisina. Totoo ang kabaligtaran: Natagpuan ko na marami ang talagang pinahahalagahan ang auto-reply, dahil ito ay isang tanda ng magandang komunikasyon. Marami sa mga tatanggap ng unang oras ay nag-email sa akin pabalik, mainggitin, na may ilang mga form ng: "Nais kong isipin iyon!"
9 Mas mababa ka sa gulo
Shuttesrtock
Medyo tamad kaming lahat. At sa mga araw na ito napakadaling i-delegate ang ilang mga gawain sa mga kasamahan. Newsflash: Kadalasan ang kasamahan ko. Buweno, ang pagkakaroon ng palaging aktibong auto-response ay nagtutulak laban sa likas na likas na ito: sa halip na maghintay para sa aking tugon, ang mga taong iyon ay madalas na lutasin ang kanilang kailangan nang nakapag-iisa.
10 Alam mo kung ano ang tunay na kagyat
Sa halip na pasibo-agresibo na nagmamarka ng isang mensahe na may isang tuluyan, ang mga bounce-backs na ito ay nagpipilit sa mga kasamahan at kaibigan na patunayan kung gaano kagyat ang kanilang mensahe. Tatawagan ba talaga nila ako? Ang opisina ba ay nasusunog?
Oo, inalis ng out-of-office ang lahat ng mahahalagang gawain mula sa kinda-maybes.
11 Mga tao ay nag-email sa iyo… Mas!
Shutterstock
Sa mahabang panahon, sa sandaling malaman ng mga tao na hindi ka isang alipin ng email na lumuhod sa tuhod-tumugon sa bawat mensahe, makikita mo ang iyong inbox na delubos na bumabagal sa isang trick. Tiwala sa akin: ito ay isang katotohanan.
12 Ginagawa mong pakiramdam na sobrang propesyonal
Shutterstock
Nagtatrabaho ako sa sarili, at wala akong katulong. Kaya itinuring ko ang OOO bilang virtual na digital na bersyon ng isang old PA PA, na kumukuha ng isang mensahe pagkatapos ng anumang pagtatanong at ipinangako na ipasa ito. Ginagawa nitong maging mas propesyonal ako, kahit na nakaupo ako sa aking pajama sa 3pm.
13 Tumutulong ito sa iyo ng mga email sa spam
Shutterstock
Tulad ng lahat, nakakatanggap ako ng maraming spam email — bilang isang mamamahayag, madalas sa anyo ng mga press release. Ang aking palaging aktibong auto-response ay makakatulong dito, huwag rin matakot na magdagdag ng isang pangwakas na pangungusap kasama ang mga linya ng, "Kung ito ay isang newsletter o automated na serbisyo ng spam, mangyaring huwag mag-unsubscribe sa akin." Ang mga bot ay mai-scan para sa salitang iyon at kumilos nang naaayon, tulad ng mga tao. Ito ay tulad ng isang gawang homemade bersyon ng Unroll.
14 Pinapayagan ka nitong muling bigyang kontrol
Oo, ang naipit na inbox ay tulad ng isang kamag-anak na kamag-anak, pag-carping para sa atensyon. Ayon sa isang pag-aaral, sa palagay namin ay suriin namin ang email ng isang beses lamang sa isang oras, ngunit ang katotohanan ay mas katulad nito tuwing limang minuto. Ibinabalik ako ng isang awtomatikong tugon sa posisyon ng poste, kaya't maaari kong maglaan ng ilang oras upang tumugon sa anumang mga mensahe na tila mahalaga — o hindi man lang tumugon.
15 Ititigil mo ang pagtugon sa bawat email na iyong natanggap
Shutterstock
Maliban kung nagtatrabaho ka sa serbisyo ng customer, ang pagtugon sa mga email ay hindi bahagi ng paglalarawan sa iyong trabaho. Nagbibigay ang mga auto-responder ng isang built-in na paglamig-off na panahon para sa iyong inbox: malalanghap nang malalim sa silid ng paghinga na binibigyan ka nito, at hindi ka gaanong mababalisa tungkol sa pagpapabaya lamang sa isang mensahe o dalawa.
16 Maaari mong gamitin ito sa iyong kalamangan
Kung nag-isip ka, maaari itong maging isang mahusay na tool na pang-promosyon: isama ang isang hotlink (tulad nito) sa kahit anong kamakailang proyekto na nakumpleto mo sa bounceback, at nakamit mo ang iyong sarili nang libre, awtomatikong PR.
17 Dahil ano ang pinakamasama na maaaring mangyari?
Shutterstock
Sa isang panahon na malinis sa pamamagitan ng paglalakad, kami ay naging malambot tungkol sa prangka, walang-katarantahang assertiveness. Isang simpleng tala na nagsasabing, "Magdala sa akin habang ang aking inbox ay labis na na-overload, at babalik ako sa iyo sa lalong madaling panahon, " ay nagre-refresh.
18 Natutunan mong hayaan ang iyong mga email na gumana para sa iyo
Shutterstock
Nalaman ko na ang pagdaragdag ng isang pangungusap na nagsasabing, "Kung ito ay isang kahilingan para sa tulong o isang artikulo, labis akong nagpapasalamat sa iyong email; hindi na kailangang sumunod, dahil tiyak na babalik ako sa iyo kung nais kong makipag-chat pa. " Ang de-latang tugon ay maaaring mabawasan ang bilang ng mga email na kailangan mo ring sagutin ng 20%.
19 Ikaw ay magiging natatangi
Sa paghusga sa mga reaksyon na nakukuha ko, hindi masyadong maraming tao ang gumawa nito.
20 Makakakuha ka ng isang mahusay na pagpapalakas ng ego
Shutterstock
Ang awtomatikong pagtugon na iyon ay nakalimutang telegraphing sa iyong mga kausap: "Mas mahalaga ako kaysa sa iyo."
Kaya gawin ito - at pag-aari ito.
