Pagdating sa email, maaaring isipin mong alam mo na ang lahat na dapat malaman. Pagkatapos ng lahat, ang karamihan sa amin ay nagpapadala at tumanggap ng isang average ng 121 mga email bawat araw , ayon sa kumpanya ng pananaliksik sa tech market na The Radicati Group. Ngunit kahit na malamang na gumugol ka ng isang makabuluhang tip sa bawat araw na pagtrabaho sa iyong inbox, maaari mo pa ring malaman ang isang bagay o dalawa. Sa totoo lang, mayroong isang tonelada ng mga tuntunin sa pag-uugali ng email na regular na nakahilig sa iyo at maraming iba pang mga tao sa iyong listahan ng contact. Nais mo bang siguraduhin na ikaw ay elektroniko na magalang? Narito ang 17 gintong mga patakaran ng pag-email na marahil ay hindi mo alam, ngunit kailangang malaman.
1 Tumugon sa minuto na nakakakuha ka ng isang email, kahit na kailangan mo ng mas maraming oras.
Shutterstock
Walang nagpapahalaga sa pagtanggap ng isang tugon sa isang linggo ng email pagkatapos na maipadala ito. Sa katunayan, isang survey sa 2018 na isinagawa ng consultant firm na Toister Performance Solutions ay nagsiwalat na 41 porsyento ng mga tao ang inaasahan ng isang tugon ng email mula sa kanilang mga katrabaho sa ilalim ng isang oras. (Simulan ang pagbalangkas ng mga tala ng paghingi ng tawad sa iyong departamento ng accounting ngayon!)
Siyempre, ang ilang mga tugon sa email ay nanawagan sa iyo na ngumunguya sa iyong mga saloobin, at magbalangkas ng isang sinusukat na mensahe. Sa mga kasong iyon, madali ang solusyon: Sumagot sa loob ng ilang minuto upang ipaalam sa nagpadala na natanggap mo ang kanilang mensahe, ngunit kailangan ng kaunting oras upang pag-uri-uriin ang mga bagay. Sa ganoong paraan, alam nila na isinasaalang-alang mo ang kanilang email at hindi lamang pinapansin ang mga ito.
2 Gamitin ang "Sumagot Lahat" nang may pag-iingat.
Shutterstock
Mayroong isang mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng mga pagpipilian na "Sumagot" at "Sumagot Lahat". At gayon pa man, maraming mga gumagamit ng email sa kasamaang palad ay hindi alam na. Kung sakaling isa ka sa kanila, alamin na kapag pinili mo ang huli, ang bawat tatanggap na CCd sa orihinal na mensahe ay tumatanggap ng iyong tugon — at, mas madalas kaysa sa hindi, hindi mo kailangang baha ang mga inbox ng lahat.
Ang mga hindi kinakailangang mensahe ng masa ay tulad ng isang salot, mayroong isang kolokyal na termino upang ilarawan ang mga ito: "Tumugon Allpocalypse." Kaya, sa susunod na tumugon ka sa isang mass email, isaalang-alang kung sino ang talagang kailangang basahin ang iyong tugon: ang buong kumpanya o lamang ang orihinal na nagpadala?
3 Kung nais mo ng isang tugon mula sa isang tao, huwag CC sila.
Shutterstock / Jacob Lund
Kapag nag-CC ka ng isang tao sa isang email - na nangangahulugang ikaw ay "pagkopya ng carbon" sa mga ito - karaniwang ipinapahiwatig na nais mong panatilihin ang mga ito sa pag-uusap, ngunit hindi kinakailangang naghahanap ng tugon mula sa kanila. At, habang nagbabala ang propesyonal na Dannielle Walz, ang maling paggamit ng CC pagpipilian ay maaaring humantong sa mga isyu sa komunikasyon.
"Sa pamamagitan ng CC-sa iyong mga kasamahan sa maraming mga email, maaaring simulan nilang ihinto ang pagtingin sa iyong mga email na mahalaga at maaaring ilagay ito nang direkta sa isang 'reference folder' o 'basahin ang ibang folder, '" isinulat niya sa isang post sa LinkedIn. "Ito ay maaaring humantong sa mahalagang impormasyon na napalampas sa hinaharap."
Kaya, kung inaasahan mo ang isang tugon mula sa isang tao, ilagay ang kanilang email address sa patlang na "To", at gagamitin ang function na "CC".
4 Naiintindihan kung kailan at kailan hindi gagamitin ang BCC.
Shutterstock
Ang larangan ng BCC ay mas kumplikado, patuloy na umiiwas kahit na ang pinaka-bihasang mga gumagamit ng email. Ngunit pahirapan natin ito: Ang BCC ay nakatayo para sa "blind carbon copy, " kaya, habang katulad ng CC-ing, ang BCC-ing ay hindi ipinapakita ang email ng taong iyon sa ibang mga tatanggap, nangangahulugang walang ibang tao sa kadena ang makakakita na ikaw kasama sila.
Kaya kailan okay na gumamit ng BCC? Sinabi ng magazine na Hillel Fuld ng Inc. mahigpit na para sa mga mass emails o kapag ipinakilala ka ng isang tao sa pamamagitan ng email sa ibang tao.
"Sa bawat iba pang kaso, kapag nag-email ka sa isang tao at sa BCC ng ibang tao, ikaw ay hindi tapat - tulad nito o hindi, " tala ni Fuld. "Nag-email ka sa Tao X at nang walang alam sa kanila, na nagpapaalam sa Tao Y sa pag-uusap sa iyong pag-uusap. Ang Tao X ay walang ideya na binabasa ng ibang tao ang email na ito, kapag sa katotohanan, lihim mong ipinadala ito sa ibang tao."
5 Gumamit ng mga marka ng bulalas.
Shutterstock
Madaling magtapon ng isang exclaim mark sa iyong mga email dito at doon, ngunit subukang huwag gumawa ng isang ugali nito. Habang ginamit na ang mga ito sa kasaysayan upang ipahiwatig ang kaguluhan, sa isang email, ang mga marka ng pagbulalas ay madaling magkakamali para sa phoniness o pasibo na agresibo.
"Ang paggamit ng hindi kinakailangang marka ng pag- aliw sa email ay madaling sirain ang pinagbabatayan na kahulugan ng iyong teksto, " paliwanag ni Anna Verasai sa HR Digest . "Gumamit lamang ito kapag kailangan mong bigyang-diin ang isang bagay na mahalaga. Pag-isipan kung paano mai-interpret ng iyong mambabasa ang mensahe kapag binasa nila ito."
6 Maging maingat sa iyong paggamit ng pagpapatawa.
Shutterstock
Ang bawat tao'y nagnanais ng isang mabuting biro tuwing ngayon at pagkatapos, ngunit dahil ang tono ay maaaring mali na mali nang hindi naaayon sa personal, mas mahusay na iwanan ang mga biro sa iyong mga email. "Itago ang katatawanan para sa isang tawag sa telepono o sa personal, " propesor sa pagsusulat ng negosyo, si David Silverman, ay sumulat sa Harvard Business Review . "Sa ganoong paraan, kapag may nakagulat na katahimikan sa kabilang dulo ng linya o sa malayong bahagi ng talahanayan ng kumperensya, masasabi ko, 'Sa palagay ko ay hindi mo napagtanto kung gaano nakakatawa na itinuturing ko ang aking sarili, at, naibigay na, naniniwala akong titigil ako ngayon. '"
Ngunit seryoso: Isang mahalagang pag-aaral sa 2005 na inilathala sa Journal of Personality and Social Psychology na nagsiwalat na, habang hinuhulaan ng mga nagpadala na ang kanilang mga tatanggap ay maaaring tumpak na tukuyin ang kanilang tono 80 porsiyento ng oras, ang mga tatanggap ay talagang nakakapag-tumpak na basahin ang tono na 56 porsyento ng oras.
7 Laktawan ang slang.
Shutterstock
Sa pagtaas ng instant na pagmemensahe, ang mga pinaikling porma ng wikang Ingles ay higit na ginamit - tulad ng "u" para sa "ikaw, " o "wanna" sa halip na "nais." Ngunit, tulad ng katatawanan ay hindi madalas dumikit pagdating sa mga email, ang slang ay isang katulad na walang pasok. Ayon sa isang survey ng OnePoll, 37 porsiyento ng mga tao na naisip ang paggamit ng slang sa lugar ng trabaho ay hindi katanggap-tanggap, at 55 porsyento ang nagsabi na laktawan ang "lol" pagdating sa pag-email sa iyong boss.
8 Bigyang-pansin ang linya ng paksa.
Shutterstock
Ang mga linya ng paksa ay simple, ngunit kinakailangan. At dahil ang karamihan sa mga email ay nabasa sa mga mobile device — 55 porsyento, ayon sa email ng Returniver na kumpanya ng Return Path — mahalaga na ipako ito. Ang maikli, maigsi, at direktang mga linya ng paksa ay pinakamahusay. Ang layunin ng iyong email ay dapat na malinaw na ipinahayag at dapat mong limitahan ito sa limang salita o mas kaunti, dahil ang mga aparatong mobile ay pinutol ang anumang mga salita pagkatapos nito.
9 Isama ang isang pirma.
Shutterstock
Nakarating ka na ba nakakuha ng isang email mula sa isang tao at nagtaka, "Sino ito mula ?" Kahit na ang address ng nagpadala ay maaaring magbigay sa iyo ng ilang mga pahiwatig kung sino sila, kung minsan hindi ito sapat. Ang isang lagda sa pagtatapos ng iyong email ay maaaring agad na ipagbigay-alam sa tatanggap kung sino ka, kung ano ang ginagawa mo, at kung paano ka maaaring makontak pa nila.
Ang mga tao sa integrated ahensya ng marketing Ocreative ay nagsasabi na ang pagkakaroon ng isang email na kahon ng pirma ay "tulad ng pagbibigay ng isang tao ng isang business card sa tuwing magpapadala ka ng isang email." Kung wala ka pa, magdagdag ng isang lagda na kasama ang iyong buong pangalan, posisyon, numero ng telepono, email, website, at isang logo ng negosyo.
10 Tandaan sa mga KISS (panatilihing maikli at simple).
Shutterstock
Ang pamamaraan ng KISS ay isang bagay na itinuro sa karamihan sa atin sa elementarya, ngunit hindi nangangahulugang ito ay kinakailangan pa sa ibang buhay. Si Boomerang, isang app ng pagiging produktibo ng email, ay nagsaliksik sa mga pangunahing pamamaraan upang makakuha ng mas maraming mga sagot sa email. Ang kanilang pinakamalaking pagkuha? Pinakamabuting magsulat tulad ng ikaw ay walong taong gulang.
Nalaman ng kanilang pananaliksik na ang mga email na isinulat sa antas ng pagbasa sa ikatlong antas ay 36 porsiyento na mas malamang na tumugon kaysa sa mga nakasulat sa antas ng pagbasa sa kolehiyo.
11 Bigyang pansin ang mga kalakip.
Shutterstock
Ang mga pag-attach ay kung minsan ay isang kinakailangang bahagi ng proseso ng email, ngunit dapat mong malaman nang buo kung paano gamitin ang mga ito bago isara sa pag-abanduna. Sa mahabang mga kadena ng email, kung minsan ay hindi nila napapansin o hindi napansin, at ang hindi inaasahang mga kalakip ay may posibilidad na hindi mabuksan din dahil ang mga tatanggap ay maingat sa mga elektronikong virus.
Ang pinakamahusay na solusyon ay upang tawagan ang iyong mga kalakip sa katawan ng iyong email. Sinabi ng Grammarly na ang pinakamahusay na paraan upang ipaalam ang tatanggap ng mga kalakip ay isama ang isang mensahe sa dulo ng iyong email na nagsasabi ng isang bagay kasama ang mga linya ng "Nakalakip ako" o "Mangyaring sumangguni sa nakalakip para sa higit pang mga detalye."
12 I-standardize ang iyong font.
Shutterstock
Habang naglalaro sa paligid ng mga estilo at kulay ng font ay maaaring maging masaya, walang lugar para sa maliwanag na rosas na Comic Sans sa propesyonal na mundo. Bilang ito ay lumiliko, ang paggamit ng font ay napakahalaga pagdating sa digital na komunikasyon, ayon kay Colin Wheildon, may-akda ng Type & Layout: Nakikipag-usap Ka ba o Gumagawa Lang ng Mga Pretty Shape ? "Posible na iwaksi ang tatlong-kapat ng aming mga mambabasa sa pamamagitan lamang ng pagpili ng maling uri, " sinabi niya sa American Writers & Artists.
Kaya kung anong mga font ang dapat mong dumikit pagdating sa mga email? Inirerekomenda ng MageMail ang Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS, o Arial.
13 Patunayan ang lahat.
Shutterstock
Kapag nagsusulat ng isang email, may mga pagkakataon, magkakamali ka; pagkatapos ng lahat, ikaw ay tao lamang. Gayunpaman, ang mga pagkakamali ay hindi madalas na tumingin sa nakaraan pagdating sa mga email sa trabaho. Sa isang Grammarly poll ng halos 2, 000 na mga sumasagot, 67 porsyento ang nagsabing hindi okay na gumawa ng mga typo sa mga email, habang 6 porsyento lamang ang naisip na ito ay isang katanggap-tanggap na pagkakamali.
14 Ipasok ang huling email address.
Shutterstock
Ang pinakamadaling paraan upang matiyak na hindi ka magpadala ng isang email bago ito handa o bago pa ito ma-clear ng anumang mga typo? Maghintay hanggang ang lahat ay nasa tip-top na hugis bago ipasok ang email address ng tatanggap. Tulad ng alam mo, ang paggawa ng mga pagkakamali sa email ay isa sa pinakamadali mga paraan upang gumawa ng maling impression.
"Hindi lamang propesyonalismo iyon ang isyu, " sinabi ni Karen Kessler, pangulo ng Evergreen Partners, sa Forbes . "Ang nakatatakot ay ang reputasyon ng empleyado at kumpanya o samahan. Nakita namin ang mahinang mga desisyon sa email na humantong sa negatibong kahihinatnan para sa empleyado - pagpapaalis - at para sa samahan din - paglilitis."
15 At triple-suriin ang pangalan ng iyong tatanggap.
Shutterstock
Ang isang malaking pagkakamali na dapat mong iwasan ay ang pagbaybay nang mali sa pangalan ng iyong tatanggap, kaya siguraduhing mag-triple-check bago ka ma-hit send. Maraming mga tao ang nakakakita ng pagkilos ng maling pag-uulat ng isang pangalan bilang tamad at hindi pagkakatugma, lalo na kung ang wastong pagbaybay ay nasa email address. Ano ang dapat mong gawin kung hindi mo sinasadyang gumawa ng pagkakamaling iyon? Si Kathryn Shanley, ang may-ari ng My Red Pen Editing, ay nagsabi na ang isang agarang paghingi ng tawad ay ang susi sa pagpapanatili ng iyong kredensyal.
16 Para sa propesyonal na negosyo, gumamit ng isang propesyonal na email address.
Shutterstock
Habang ang isang personal na email address ay mainam na gagamitin kapag naaayon sa mga kaibigan o pamilya, itago ito sa propesyunal na negosyo ng negosyo. Ito ay lalong mahalaga sa sitwasyon ng isang nagbebenta. Ang isang 2016 GoDaddy survey ng 1, 000 Amerikano ay nagsiwalat na 75 porsyento ang naniniwala na ang pagkakaroon ng isang propesyonal na email ay isang mahalagang kadahilanan sa pagtitiwala sa isang online na negosyo, at 33 porsiyento ang mag-aalinlangan sa pagiging lehitimo ng isang nagbebenta kung gumagamit sila ng isang personal na email address.
"Hindi mo nakalimutan ang isang unang impression, alinman sa totoong buhay o online, " ang punong opisyal ng produkto ng GoDaddy na si Steven Aldrich, ay sinabi sa isang pahayag. "Kadalasan ang iyong unang direktang pakikipag-ugnay sa isang customer ay nagaganap sa email at sa gayon ang naghahanap ng propesyonal sa konteksto na ito ay napakahalaga."
17 Alalahanin na ang anumang maaaring ibahagi.
Shutterstock
Kung ito ay sa pamamagitan ng pagpasa, BCC-ing, o simpleng pag-flash ng iyong telepono sa mukha ng isang tao, mahalagang tandaan na ang anumang isusulat mo sa isang email ay makikita ng ibang tao kaysa sa inilaan na tatanggap. Samakatuwid, ang lahat ng iyong e-komunikasyon ay dapat na propesyonal at walang panganib. Pagkatapos ng lahat, ang mga email ay maaaring tanggapin kahit sa korte, mas mahusay na huwag magpadala ng anumang maaaring magamit laban sa iyo mamaya. At para sa higit pang mga paraan upang mapabuti ang iyong buhay sa trabaho, tingnan ang 25 Genius Trick para sa Paggawa ng Mas matalinong at Hindi Mas Mahirap.
Upang matuklasan ang higit pang kamangha-manghang mga lihim tungkol sa pamumuhay ng iyong pinakamahusay na buhay, mag- click dito upang sundan kami sa Instagram!
Ang Kali Coleman Kali ay isang katulong na editor sa Best Life.