Anim na point-three. Iyon ang ilang oras, ayon sa isang kamakailang pag-aaral na inatasan ng tech na Adobe, na ginugol ng mga Amerikano, sa karaniwan, na tumugon sa mga email tuwing isang araw. Maglagay ng isa pang paraan: Ginugol mo ang isang buong ikatlo ng iyong nakakagising na buhay na nakadikit sa iyong inbox, na sumasagot sa mga mensahe ng mensahe na, lantaran, ay maaring masayang sa isang limang minuto na chat sa IRL. Isang bagay na dapat ibigay.
Sa kabutihang palad, ang pagkuha ng isang bagay na ibigay ay, sa maraming mga kaso, kasing dali ng pagpindot sa isang pindutan. Sa pamamagitan ng pagpapatupad ng isang serye ng mga sinubukan at tunay na mga taktika, maaari mong madulas ang iyong mga oras na ginugol sa email hanggang sa wala. Isipin lamang: gaano karaming oras ang iyong mai-save kung hindi mo na kailangang manu-manong muling mag-download ng isang attachment? O ano kung maaari mong hilahin ang isang dalawahang naipadala na email pabalik mula sa eter, na nagse-save ka ng oras (at gulat!) Na ginugol ang pagbuo ng isang "Paumanhin, hindi ko ibig sabihin na ipadala ang" email?
Oo, ang lahat ng Internet jujitsu na ito ay posible. Pinagsama namin ang 17 pinakamahusay na pag-save ng oras, pagpapaganda ng buhay, kahusayan na nagpapasigla sa mga hack sa email sa ibaba. Kaya basahin mo, dahil naghihintay ang napako na inbox na zero. At para sa higit pang mga paraan upang masulit ang iyong 6.3 na oras, huwag palampasin ang 15 Cold Open Email Email na Itinakda Mo.
1 Napakalaking pag-unsubscribe.
Shutterstock
Ito ay isang mahusay na mapagpipilian ang iyong inbox ay bilang kalat bilang isang senior dorm sa panahon ng finals. Napakagandang mapagpipilian din, na ang karamihan sa kalat na iyon ay dahil sa pang-araw-araw o lingguhang mga email mula sa mga nagtitingi, samahan, at iba pang mga newsletter na maaaring napirmahan mo sa loob ng maraming taon. Sa pamamagitan ng paggamit ng Unroll.me, maaari mong subaybayan ang lahat ng mga listahan na maaari mong ma-on - at mag-unsubscribe mula sa anumang hindi mo na nais na makatanggap ng impormasyon mula sa. Sa katunayan, isang editor ng Best Life ang nagamit ng Unroll.me upang matukoy ang isang whopping na 135 mga suskrisyon. Ilan ang magpapasara sayo? At ilan ang maaari mong gawin nang wala?
2 I-on ang mga shortcut sa keyboard.
Shutterstock
Alam nating lahat ang pangunahing mga shortcut sa keyboard. (Command- A : piliin ang lahat. Command- C : kopya. Command- P : paste. Atbp.) Ngunit ang mga gumagamit ng Gmail ay may kakayahang i-on ang isang advanced na hanay ng mga shortcut. Una, pumunta sa mga setting. Mag-click sa pangkalahatang tab. Tungkol sa kalagitnaan ng daan, makakakita ka ng pagpipilian sa mga shortcut sa keyboard, naka-off bilang default. I-on ito, at makakakuha ka ng access sa mga madaling keystroke:
- C : magsimula ng isang bagong mensahe
- Shift- C : magsimula ng isang bagong mensahe sa isang bagong window
- D : magsimula ng isang bagong mensahe sa isang bagong tab
- F : ipasa ang isang mensahe
- #: tanggalin ang isang mensahe
- Shift- I : markahan ang isang mensahe habang binabasa
- Shift- U : markahan ang isang mensahe bilang hindi pa nababasa
- Utos- S : makatipid ng isang mensahe
3 At pagkatapos ay i-automate ang mga ito.
Shutterstock
Kung nahihirapan kang isaulo ang kompendyong ito ng mga shortcut sa keyboard, ang Keyrocket, isang plug ng Google Chrome, ay magpapaalala sa iyo habang nagta-type ka. (Non-invasively, siyempre.) At para sa higit pang mga paraan upang maging isang makina ng pagiging produktibo, alamin ang 15 Mga Paraan sa Pagdoble ng Iyong Pagiging Produktibo sa Half the Time.
4 Gumamit ng mga hashtags.
Oo, talaga, ang tool ng pang-organisasyon na lagda ng social media ay gumagana para sa email, din. Itapon sa isang hashtag o dalawa sa pagtatapos ng iyong pirma - ang bahagi ng email na sa pangkalahatan ay na-block, kaya hindi makikita ng mga tatanggap o hatulan ang iyong "#workhardplayhard" na tag - para sa madaling paghahanap. I-type lamang ang hashtag sa larangan ng paghahanap sa tuktok ng iyong inbox at makikita mo ang bawat naka-code na kasama nito.
5 Paganahin ang opsyon na "hindi sumunod".
Shutterstock
Nariyan kaming lahat: gumawa ka ng isang email, ipadala ito sa eter, at agad na napagtanto, oh hindi, ang mensahe na iyon ay hindi handa na ipadala. Lumiliko maaari mong ibalik ang iyong mga mensahe mula sa bingit sa pamamagitan ng pag-install ng isang kapaki-pakinabang na pagkaantala. Sa Gmail, halimbawa, pumunta sa ilalim ng mga setting, pagkatapos pangkalahatan. Malalaman mo ang undo button bilang ikalimang pagpipilian. I-on ito. Maaari kang pumili mula sa isang drop-down na menu ng 10 segundo agwat; ididikta nila kung gaano karaming oras bago ka maipadala ang iyong mensahe para sa kabutihan.
6 Itakda ang tampok na iyon sa 10 segundo.
Shutterstock
Isang tip: kung gumagamit ka ng email bilang isang de-facto instant messaging service, inirerekumenda namin na i-set ang undo button sa 10 segundo. Sa ganoong paraan, ang iyong mga tugon ay hindi maipapadala sa isang kalahating minuto na pagkaantala. Hindi, 30 segundo ay hindi tunog tulad ng marami, ngunit hayaan natin ito sa ganitong paraan: Kung ang iyong serbisyo sa IM na pagpipilian (Slack, GChat, Facebook Messenger-anuman!) Gaganapin ang bawat papalabas na mensahe para sa matagal na iyon, ang iyong mga contact ay mabilis na lumala.
7 O punan lamang ang huling "patlang".
Shutterstock
Ito ay isang mabuting ugali upang magpatibay, mga tao. (Tingnan ang nakaraang dalawang slide.)
8 Gamitin ang sign-off na ito.
"Para sa isang email na nagsisimula sa isang pagbati ng 'hi' o 'hello, ' ang isang pagsasara tulad ng 'pinakamahusay' ay magiging pare-pareho, " sabi ni Patricia Napier-Fitzpatrick, tagapagtatag at pangulo ng The Etiquette School of New York. "'Pinakamahusay, ' kahit na ang labis na paggamit, ay isa sa mga pinakaligtas na pagsasara sa pangkalahatan, sapagkat ito ay walang kabuluhan at naaangkop sa buong mundo." Tama iyon: Sa kabila ng malawak na labis na paggamit nito, "Pinakamahusay" ay Ang Single Pinakamagandang Paraan na Mag-sign sa Iyong Mga Email.
9 At ang pirma ng email na ito.
Kapag nasa daan ka, kahit papaano, nais mong iwanan ang nakakainis, mga parirala ng cutesy ("Mangyaring patawarin ang anumang mga typo." "Ipinadala mula sa aking 1.21 gigawatt processor." "Ipinadala mula sa aking iPhone - mangyaring isaalang-alang ang kapaligiran bago mag-print.. ") bilang kapalit ng isang bagay na simple, matikas, tuwid-sa-puntong:" Ipinadala mula sa kalsada. " Ayon kay Ben Dattner, isang executive coach, sinusuri nito ang lahat ng mga kahon na iyon habang pinalabas din ang isang vibe ng Kerouac-esque. Maliit na nakakagulat na Ang Isang Email ng Smartphone na Lagda ay Dapat Magkaroon ng Lahat.
10 At ang mensahe sa labas ng opisina na ito.
Ayon kay Jane Scudder, isang propesor sa paaralan ng negosyo ng Loyala University Chicago, kapag pinupuno mo ang isang mensahe sa labas ng opisina, ito ang pormat na dapat mong sabihin:
Salamat sa email mo. Ako ay OOO mula Martes, Hunyo 12 hanggang Biyernes, Hunyo 15 nang walang pag-access sa email. Kung ito ay kagyat, mangyaring makipag-ugnay sa. Kung hindi man, tutugon ako sa lahat ng mga mensahe kapag bumalik ako .
Para sa mga detalye ng antas ng nitpick, tulad ng kung upang tapusin ang mensahe sa iyong huling araw sa labas o ang iyong unang araw na bumalik - o kung isasama ang isang numero ng telepono — huwag kumunsulta lamang sa aming tapat na kumpletong gabay sa bagay na ito.
11 Baguhin ang density ng pagpapakita.
Maaaring pumili ang mga gumagamit ng Gmail mula sa tatlong magkakaibang mga density ng pagpapakita para sa kanilang inbox: komportable, maaliwalas, at compact. Ang density ng pagpapakita ay nakakaapekto sa higit sa kung gaano karaming puting puwang ang umiiral sa pagitan ng bawat mensahe sa iyong inbox display. Ito ay kaunti pa sa isang bagay na kagustuhan, ngunit isipin ito ng mga termino ng, well, isang term paper. Ang komportable ay tulad ng dobleng linya, kung saan ang maaliwalas na single-lined spacing, at compact ay katulad sa half-lined spacing.
12 Huwag kalimutan na mag-archive.
Shutterstock
Maaari mong alisin ang mga email mula sa iyong inbox nang hindi kinakailangang ganap na linisin ang mga ito mula sa pagkakaroon sa pamamagitan ng folder ng basurahan. Sa pamamagitan ng "pag-archive" ng mga indibidwal na mensahe, agad silang maitatago mula sa iyong inbox at lahat ng iyong mga folder. Ngunit maaari mo pa ring subaybayan ang mga ito, kung kinakailangan, sa pamamagitan ng pag-andar ng paghahanap. Sa Gmail, maaari mong agad na mai-archive ang mga mensahe pagkatapos buksan ang mga ito sa pamamagitan ng pag-click sa maliit na "x" na lilitaw sa tabi ng linya ng paksa.
13 Sundin ang dalawang minutong patakaran.
Shutterstock
Ginawa ng mga eksperto sa pagiging produktibo ng lahat ng mga guhitan, ang dalawang minutong panuntunan ay isang siguradong paraan upang matugunan ang stress na nauugnay sa email. Narito kung paano ito gumagana: Kung maaari kang tumugon at makalimutan ang tungkol sa isang email sa loob ng dalawang minuto o mas kaunti, i-tackle ito kaagad. Kung hindi, itapon ito sa ibang pagkakataon.
14 Pangkatin ang iyong mga tugon sa email.
Upang i-cut back sa dami ng oras na ginugol mo sa screen na nahuli sa mga palitan ng isip-back-and-forth, itinalaga ang mga oras ng iyong araw bilang mga panahon ng "email na tumutugon". (Siguro isang oras sa umaga, at 90 minuto sa hapon. Marahil ito ay tatlong oras pagkatapos ng tanghalian. Anuman ang gumagana para sa iyo!) Kung gayon, sagutin lamang ang mga email sa mga oras na ito — at hindi sa labas ng mga ito.
15 I-cap ang iyong mga email sa 140 character.
Oo, tulad ng isang Tweet (o hindi bababa sa isang pre-280 rebolusyon na Tweet). Tulad ni Andrew Torba, ang CEO ng Gab, ang social network, pinapayuhan sa isang Medium post, pinakamahusay na panatilihing maikli ang iyong mga email. "Gusto kong tulungan ka na malutas ang problema X. I Y Y at Z iminungkahi namin kumonekta. Libre ka bang makipag-chat?" Hindi na kailangan ng mabulaklak na pagbati sa anuman.
16 Itakda ang mga kalakip sa awtomatikong pag-download.
Shutterstock
Kung Ito, Pagkatapos Iyon (IFTTT), isang app na pag-optimize ng email, ay makakatulong sa iyo sa pagtatakda ng tukoy na "wika, " upang magsalita, na gupitin ang isang pangkat ng slogan ng middleman-type. Halimbawa: kung ang isang papasok na email ay may isang kalakip, awtomatikong i-download ito ng IFTTT sa iyong Google Drive.
17 Huwag tumugon sa mga email pagkatapos ng oras.
Hindi lihim na ang mga Amerikano ay labis na nagtrabaho - at, tulad ng ipinahayag ng pag-aaral ng Adobe, ang karamihan sa labis na trabaho ay nagmula sa madalas na pag-email. Iyon ang dahilan kung bakit, mas maaga sa taong ito, ipinakilala ng mga miyembro ng konseho ng New York City ang isang panukalang batas na gagawing labag sa batas para sa mga kumpanya na mangailangan ng mga empleyado na suriin ang mga email pagkatapos ng oras. (Ito ay binigyang inspirasyon ng isang kasalukuyang batas sa Pransya, kung saan ang mga kumpanya na may mga kawani na mas malaki kaysa sa 50 ay kailangang magtakda ng mahigpit na mga patnubay sa trabaho pagkatapos ng oras, o kung hindi pa sila nahaharap sa mga parusa sa pananalapi.)
Si Ari Notis Ari ay isang senior editor, dalubhasa sa balita at kultura.