Ayon sa isang pag-aaral ni Workfront, isang tagabigay ng pamamahala sa batay sa ulap, ang average na empleyado ng US ay may 199 na hindi nabasa o hindi nabuksan na mga email sa kanilang inbox sa anumang oras. Kung ang figure na iyon ay tunog ng mataas, maswerte ka, at kung mababa ang tunog, maaaring oras na ibigay ang iyong estilo ng isang masusing pag-overhaul. Mas mahalaga, gayunpaman, hindi ito kailangang ganito. Habang ang email ay naging magkasingkahulugan na may isang bagay na napakalaki, napapanahon, at nakakapagod, hindi pa huli na ito upang mamuhay sa pagsingil nito bilang isang mabilis, simple, at walang sakit na paraan ng pakikipag-usap sa isa't isa.
Ang susi sa pamamahala ng iyong inbox — kasama ang pagbabantay-ay ang pag-alam ng mga trick ng kalakalan. Ang katotohanan ay, mayroong isang buong hanay ng mga tool ng lahat ng mga uri na binuo sa mga nakaraang taon sa pamamagitan ng tulad ng pag-iisip na mga naghihirap sa email na sinusubukan lamang na labanan ang kanilang paraan mula sa ilalim ng kanilang hindi pa nabasang mail. Ngunit bago ka makamit ang iyong sarili sa mga trick na ito - maging isang inbox na itim na sinturon - kailangan mong malaman kung ano sila. Kaya, nang walang karagdagang ado, bilugan namin ang 17 ng pinaka-nakakatuwa, walang katarantaduhan, at napaka kinakailangang mga trick upang matulungan ang pag-tackle ng wilds ng iyong inbox nang isang beses at para sa lahat.
1 I-play ang Laro sa Email.
Shutterstock
Ang Email Game ay isang online game na — matapos mag-sign in sa iyong email account - ginagawang masaya ang pamamahala ng iyong inbox. Ito ay mahalagang pag-ikot sa pamamagitan ng iyong mga email, hinihiling sa iyo na gumawa ng aksyon sa bawat isa bilang isang pag-click sa isang timer, na pinapanatili ang iskor batay sa kung gaano karaming mga email ang iyong tugon na agad na kumpara sa pagtalikod sa ibang pagkakataon. Kahit na ang laro ay maaaring mapahinto, na nagpapahintulot sa iyo na makarating sa iyong mga email sa mas matahimik na fashion, isang mahusay na paraan upang maglagay ng kaunting kaguluhan - at kumpetisyon — sa isang hindi man tuyo na gawain.
2 Streamline kasama si Sortd.
Shutterstock
Kailanman nais na ang iyong email account ay mas matalino? Well, Sortd ay uri ng tulad na. Bilang karagdagan sa paglalagay ng iyong mga email account sa loob ng isang mas mahusay na webpage ng web, kasama rin dito ang mga tampok na makakatulong sa iyo na manatili sa itaas ng iyong workload. Kabilang dito ang mga paalala, mga widget na makakatulong sa pag-streamline ng iyong dapat gawin na listahan, at kahit na isang tampok ng pagsubaybay na nagbibigay-daan sa iyo upang makita kapag binuksan ang iyong mga mensahe. Pinapayagan ka nitong magbahagi nang madali sa loob ng isang pangkat, na ginagawang mas likido ang mga proyekto ng koponan.
3 Isama ang iyong mga email address.
Shutterstock
Kailanman nais na pag-iba-iba ang mga account sa email-paggawa ng isang sosyal, isang negosyo, at isang personal na account, halimbawa - ngunit nag-aalala na ang paggawa nito ay gagawa ng paglilipat sa pagitan nila ng isa pang nakagagalit na gawain upang matugunan? Hindi ka nag-iisa. Sa kabutihang palad, ang Shift, isang libreng download na application, ay nagbibigay-daan sa iyo upang isama ang lahat ng iyong mga email address sa isang malambot, madaling-sa-mata na window, na ginagawang madali ang pagitan ng mga ito bilang pag-click sa iyong trackpad. Bilang isang bonus, isinasama rin nito ang pag-andar ng paghahanap, nangangahulugang maaari mong tingnan ang iyong buong oeuvre ng mga komunikasyon nang sabay-sabay na kapaki-pakinabang para sa mga komunikasyon na nakatira sa hangganan ng negosyo at personal.
4 Itapon ang pag-sign-off.
Shutterstock
Sa mga unang araw ng email, ang form ay ginagamot tulad ng isang pisikal na sulat, at may kasamang pagbati, isang mensahe, at pag-sign off. Gayunpaman, ngayon na ang lahat ay napuno ng mga email sa isang paraan na tiyak na hindi magiging posible sa pisikal na mail, nagbago ang mga patakaran.
Para sa isa, hindi na kinakailangan ang isang pag-sign off. Maaari pa rin silang magamit para sa mas pormal na komunikasyon, at kapag nagpapakilala sa sarili, ngunit kung hindi, hindi na kailangang gumugol ng oras sa pagpapasya sa pagitan ng "Pinakamahusay" at "Warmly." Upang ilagay ito nang simple — nakaraan na tayo.
5 Pagbukud-bukurin ang iyong mga mensahe sa pamamagitan ng priority.
Shutterstock
Ang SaneBox ay isa pang piraso ng kapaki-pakinabang na software na, kahit na hindi libre (ang mga plano ay magsisimula sa $ 59 para sa taon), maaaring sulit lamang. Mahalagang nagbibigay-daan sa iyo upang pag-uri-uriin ang mga email batay sa kanilang pagkadali, kabilang ang "ngayon, " "mamaya, " at, para sa mga tala na hindi na kailangang makita ang ilaw ng araw, "itim na butas."
6 Ipatupad ang Paraan ng OHIO.
7 Panatilihin itong maigsi.
Nais bang mailabas ang iyong mga email nang mas mabilis? Subukang limitahan ang iyong sarili sa isang naayos na bilang ng mga salita sa iyong tugon. Habang ito ay maaaring makaramdam ng pagkahilo sa una, ang mas kaunting mga salita na ginagamit mo sa iyong mga komunikasyon, mas maraming oras sa iyong mga kamay. Gayunpaman, huwag magpakasawa sa iyong salakay na ihagis sa mga salitang nangangalap tulad ng "marahil" at "Sa palagay ko" upang mapahina ang kung ano ang tila tulad ng wika ng una sa una - ang paggawa nito ay maaaring hindi ka gaanong makapangyarihan.
8 I-save ang mga template ng mensahe.
9 Alisan ng laman ang iyong basurahan sa pagtatapos ng bawat araw.
Shutterstock
Ang pagbubungkal ng iyong basurahan ay maaaring maging nakababalisa - pagkatapos ng lahat, sa sandaling mawala ito, nawala ito para sa kabutihan. Gayunpaman, kung ang tunay na kagyat na email at hindi mo sinasadyang basura ito, huwag magkamali: ang taong sinusubukan na makipag-ugnay ay magpapadala ulit.
Mas mabuti pa, ang pag-alis ng basurahan sa pagtatapos ng araw ay makakatulong na tiyakin na ang iyong email ay maganda at walang laman kapag sinuri mo ito sa umaga, at maaaring mabawasan ang pangamba na naramdaman mo kapag binuksan mo ang inbox sa simula ng araw.
10 Gumamit ng isang tagapagpahiwatig ng pagtatapos ng mensahe.
Ang paglalagay ng EOM sa pagtatapos ng isang linya ng paksa - "pagtatapos ng mensahe" - binibigkas ang taong hindi na dapat mabuksan ang mensahe: naiparating na ang kinakailangang impormasyon. Ito ay isang mahusay na oras saver kapag ginagamit ang isang email bilang paalala. Gamitin ito, at hikayatin ang iba pa,. Ang hindi kinakailangang buksan ang isang email ay maaaring hindi tulad ng isang napakalaking oras sa pag-save, ngunit nagdaragdag ito.
11 Tanggalin ang mga mensahe na hindi mo muna basahin.
Bago buksan ang anumang bagay, tanggalin ang mga email na malinaw na hindi nagkakahalaga ng iyong oras. At isinasaalang-alang na hanggang sa 45 porsyento ng lahat ng mga email ay spam, ngunit hindi kinakailangang gawin ito sa iyong spam folder, tiyak na sulit na matunaw ang ilan sa kalat na iyon. Sa pamamagitan ng pag-clear ng ilan sa brush, gagawin mo ang natitira sa iyong mga gawain sa email na pakiramdam medyo hindi mabigat. At pagdating sa pagkapagod, bawat pagbawas mo ay nabibilang.
12 Gumawa ng mga folder ng file na akma.
Shutterstock
Karamihan sa mga email address ay napuno ng ilang mga folder - inbox, basurahan, nai-archive, et cetera — at kung minsan kahit na ilang mga espesyalista, tulad ng paglalakbay, personal, o negosyo. Habang ang mga ito ay isang mahusay na lugar upang magsimula pagdating sa email na samahan, hindi dapat sila lamang ang iyong pinagkakatiwalaan upang mapanatili ang iyong mga mensahe na maayos. Habang maaari mo pa ring gamitin ang pre-umiiral na mga folder, siguraduhing magdagdag ng iyong sariling upang makatulong na i-streamline ang iyong mga paghahanap. Gumawa ng mga folder para sa personal na komunikasyon, mga contact sa PR, o kahit na mga mensahe mula sa paaralan ng iyong mga anak at maaari mong mapanatili ang mahalagang impormasyon na naglalaman ng mga ito nang hindi iniiwan ang mga mensaheng iyon upang kunin ang iyong inbox.
13 Itakda ang mga paalala.
Shutterstock
Ang Boomerang ay isa pang nai-download na app na maaaring mag-streamline na bogged-down inbox nang hindi oras. Sa una na kilala bilang Baydin, ang bagong pangalan ay mas naaangkop sa pag-andar nito: pinapayagan ang mga gumagamit na ihagis ang mga email sa labas ng paningin, upang mapabalik lamang sila kapag kailangan mo sila. Ang libreng app ay magpapadala ng mga mensahe para sa iyong ngalan sa mga tinukoy na mga petsa - sabihin, para sa lingguhang paalala, o buwanang kuwenta - at maaaring mag-alis ng mga mensahe mula sa iyong inbox hanggang sa kinakailangang makitungo. Bilang karagdagan, maaari itong ipaalala sa iyo na mag-follow up sa mga mensahe na naipadala mo.
14 Gumamit ng mga pasadyang mga shortcut at de-latang tugon.
Shutterstock
Walang pagtanggi na ang de-latang mga tugon ay maaaring tunog robotic. Gayunpaman, ang isang de-latang tugon na isinapersonal, gayunpaman, ay maaaring maging isang tool na makatipid ng oras na hindi isakripisyo ang iyong pagkatao. Sundin ang iyong nakaraang mga komunikasyon upang makita kung aling mga parirala na ginagamit mo, at lumikha ng isang dokumento ng mga ito upang i-save ang iyong sarili ng oras. Sa katunayan, para sa mga gumagamit ng Gmail, ang pag-andar na ito ay itinayo mismo — maalala ng programa ng mail ang mga parirala na madalas mong ginagamit sa iyong mga mensahe at pinapayagan kang ipasok ang mga ito sa pamamagitan lamang ng pagpindot sa pindutan ng Tab.
15 Tanggalin pagkatapos ng pagpasa.
Shutterstock
Minsan nakakakuha kami ng mga email na hindi talaga dapat pag-uusapan sa amin. Siguro para sa ibang tao sa kumpanya, o sa kasama sa silid na nagbabayad ng mga bayarin sa kuryente. Alinmang paraan, kailangang nasa harap ng eyeballs ng ibang tao, hindi sa atin. Sa halip na ipasa lamang at kalimutan, subalit, tanggalin ang buong kadena matapos na maipasa ang anumang mahalagang impormasyon. Hindi ito ang iyong negosyo, kaya bakit dapat maglaan ng silid sa iyong inbox?
16 Gumamit ng archive function.
Shutterstock
Kung ang iyong email ay na-timbang na ng labis na mga mensahe, ang isang mahusay na unang hakbang ay ang pag-aralan at tanggalin lamang ang lahat. Karamihan sa mga ito ay malamang na hindi ka makikitungo sa puntong ito, at marahil nakalimutan ng taong naghihintay ng tugon. Kung hindi mo maaaring dalhin ang iyong sarili upang gumawa ng paglipat, i-archive ito - ito ay mas mahusay kaysa sa wala, at gagawing mas malapit ka sa isang alamat na "inbox zero."
17 Huwag isulat sa mga bagay na hindi mo mabasa.
Shutterstock
Kailanman mag-subscribe sa isang newsletter - o ilang iba pang mga regular na pagsabog ng email - lamang na mahulog sa pag-ibig dito, patuloy pa ring makatatanggap ng mga mensahe na hindi gaanong ginagawa kaysa sa flounder sa ilalim ng iyong inbox? Kailanman gawin iyan 10, 20, o, hindi ko alam, 200 beses? Kung gayon, nasa mabuting kumpanya ka. Marahil na ang dahilan kung bakit ang libreng app, Unroll.me, ay nag-snag ng tulad ng isang foothold sa merkado. Matapos mag-download, ang algorithm ng Unroll.me ay nagtitipon ng lahat ng iyong mga subscription sa email, na nagpapahintulot sa madaling pag-uuri at / o pag-unsubscribe. Bilang karagdagan, ang kanilang tampok na "Rollup" ay nag-aalok ng isang guwapong format para sa pagbulusok ng mga mahahalagang newsletter na gusto mo. Ito rin ay walang balak: ang serbisyo ay magagamit sa lahat ng mga aparato.
Upang matuklasan ang higit pang kamangha-manghang mga lihim tungkol sa pamumuhay ng iyong pinakamahusay na buhay, mag- click dito upang sundan kami sa Instagram!
