Bilang malayo sa mga digital na panahon na pumunta, walang nagbabahagi ng kabutihan ng luma, luma na email. Ang bawat isa ay nakikibahagi sa email. Sa katunayan, ayon sa data na natipon ng The Radicati Group, isang tech-centric market research firm, sama-sama kaming nag-apoy sa halos 270 bilyong email bawat araw . Ang pagsulat ng mga email ay tulad ng isang hard-wired, inihurnong bahagi sa pang-araw-araw na buhay na ito, tulad ng paglalakad at pakikipag-usap at paghinga, ay dapat na pangalawang-kalikasan para sa lahat ngayon. Sa madaling salita, walang dahilan para sa pag-draft ng isang email nang hindi wasto.
At gayon pa man, maraming mga email ang nagagalit sa mga pagkakamali. (Gusto ko iyon, sa mga 270 bilyon na iyon, isang matatag na 260 bilyong nahulog sa kategoryang ito.) Ang mga linya ng paksa ng paksa, hindi magagandang pagsaludo, hindi pinapayuhan na mga pagpipilian ng font — oh, at huwag mo rin akong pasimulan sa dobleng puwang ( o ang dobleng hyphen). Oo, maraming mga bagay na maaari mong i-screw up sa proseso ng pagsulat ng email. Dito, makikita mo ang mga madalas na nagkasala-at alamin kung paano ayusin din ang mga ito. Kung saan walang dahilan bago, wala talagang dahilan ngayon. At para sa higit pang kamangha-manghang mga payo sa buhay-opisina, alamin ang 25 Mga Paraan ng Genius upang Lupigin ang Office Burnout.
1 Nagpapirma ka ng kahit ano ngunit "pinakamahusay."
Shutterstock
Taos-puso . Salamat . Lahat ng aking makakaya . O wala lang. Maraming mga pag-sign-off ng email ang pipiliin. Ngunit sa pamamagitan ng paggamit ng marami sa mga karaniwang, tulad ng apat na, nanganganib ka sa paglabas bilang masyadong pormal, masyadong malamig, masyadong mabibigat, o masyadong malungkot (ayon sa pagkakabanggit). Patugtugin ito nang ligtas sa pamamagitan ng pagdikit sa Pinakamahusay na nasuri sa oras Ayon kay Patricia Napier-Fitzpatrick, gumagana ito para sa anuman at bawat sitwasyon, at mga lupain mismo sa gitna ng pormal na impormasyong Venn. Sa madaling salita, ito ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian.
2 Gumagamit ka ng mga ekstra na salita sa kadena.
Kapag ang isang pag-uusap ay isinasagawa, hindi na kailangan para sa hi o mahal o salamat o pinakamahusay . (Doble kaya kung nagtatrabaho ka sa isang malapit na opisina, kung saan ang pag-uusap ay higit pa sa pangangailangan ng tubig-palamig.) Ang mga pagbati at valediction ay kalat lamang ang iyong email at matakpan ang daloy ng pag-uusap. Simulan ang bawat kadena sa kanila, sigurado, ngunit alisan ng mga ito sa lalong madaling panahon.
3 Pupunta ka sa paglipas ng bilang ng salita.
Shutterstock
Ayon sa isang pag-aaral ng 40 milyong email sa negosyo, na isinagawa ng mga tao sa Boomerang, ang produktibo ng app, mayroong isang perpektong haba sa mga email ng benta. Para sa maximum na pagiging epektibo, siguraduhin na ang iyong email ay hindi mas maikli kaysa sa 50 mga salita at hindi na kaysa sa 125. (Oo, kasama na ang apat hanggang anim na salita na ginagamit mo para sa hi s at bye s.) At para sa higit pang mga paraan upang makabisado ang sining ng electronic pagmemensahe, alamin ang 17 Genius Email Hacks na Mapapabuti ang Iyong Buhay.
4 Ikaw ay dobleng puwang.
Shutterstock
Upang agad na edad ang iyong sarili, maglagay ng dalawang puwang sa dulo ng bawat pangungusap. Ang dobleng puwang — isang kasanayan na makikita mo lamang sa mga araw na ito sa mga email mula sa mga abogado, doktor, at iyong mga lola — nagmula bilang mandato ng pag-type sa ika-19 na siglo. Bumalik sa mga panahong iyon, maaaring magpa-blotch ang tinta, at hindi maaaring gawin ito ng mga panahon sa panghuling pag-print. Ang labis na puwang na nagsilbing unan ng kalinawan, upang masabi, upang matiyak na malalaman ng isang mambabasa, na tiyak, na ang isang pangungusap ay tapos na.
Ang isang digital na pagganap na panahon ay hindi na kailangan para sa dobleng puwang. Sa katunayan, ang pag-publish ng mga bahay, pahayagan, at magasin ay nagtapos sa pagsasagawa ng dobleng puwang noong 1940s , pagkatapos ng pagdating ng Executive Executive ng IBM, isang nangungunang makinilya. Mga Folks, ito ay 2018. Dapat mong iwasan ang iyong mga pangungusap tulad ng. Ito.
Hindi. Gaya ng. Ito.
5 Ikaw ay doble-hyphening.
Shutterstock
Ang em-dash (isa sa mga ito: -) ay ang bagay na sinusubukan mong gawin. Pindutin ang pindutan ng shift, alt, at ang hyphen (ang isang ito: -) mga pindutan nang sabay.
6 Gumagamit ka ng maling pirma sa mobile.
Tiyak na nakakita ka ng mga pirma ng email na karapat-dapat na cringe, na karamihan sa mga ito ay may posibilidad na magmula sa palaging gumaganang karamihan. ("Ipinadala mula sa mobile. Mangyaring patawarin ang anumang tpyos, " ay isang klasikong.) Huwag gumawa ng parehong mga pitfalls. Kung nagpaputok ka ng isang email mula sa kalsada, sabihin mo na lang - literal. Ayon kay Ben Dattner, isang executive coach, ang pinakamahusay na lagda sa email ng mobile na maaari kang magkaroon ay kasing simple ng: "Ipinadala mula sa kalsada." Ito ay malinaw, epektibo, at kahit na may idinagdag na bonus ng pag-evoking ng isang hangin ng tulad ng nonchalance na Kerouac.
7 Mali ka sa pagkopya ng kopya.
Shutterstock
Kung kinokopya mo ang teksto mula sa isang panlabas na mapagkukunan — isang dokumento ng Salita o isang spreadsheet ng Excel, sabihin — gusto mong limasin ang anumang pag-format bago magpadala ng ipadala . Kung hindi man, lalabas ang iyong teksto sa inbox ng tatanggap lahat. Upang limasin ang pag-format, kung ikaw ay isa sa bilyun-bilyon ng mga gumagamit ng Gmail, i-highlight ang teksto na kailangan mo ng scrubbed at pindutin ang maliit na kahon na "TX". Malalaman mo na sa kanang kanan ng toolbar ng mga pagpipilian sa pag- format. (Iyon ang pindutan na mukhang ganito: A. )
8 Tiyak na nakasulat ka ng mga mensahe ng OOO.
Tulad ng pinapayo ni Jane Scudder, isang propesor sa paaralan ng negosyo ng Loyala University Chicago, mayroong isa at isang format lamang na dapat sundin kapag bumubuo ka ng isang mensahe sa labas ng opisina:
Salamat sa email mo. Ako ay OOO mula Martes, Hunyo 12 hanggang Biyernes, Hunyo 15 nang walang pag-access sa email. Kung ito ay kagyat, mangyaring makipag-ugnay sa. Kung hindi man, tutugon ako sa lahat ng mga mensahe kapag bumalik ako .
Para sa mga detalye ng antas ng nitpick, tulad ng kung upang tapusin ang mensahe sa iyong huling araw sa labas o ang iyong unang araw na bumalik - o kung isasama ang isang numero ng telepono — huwag kumunsulta lamang sa aming tapat na kumpletong gabay sa bagay na ito.
9 Nagpapalitan ka ng mga kalakip.
Shutterstock
Huwag i-drag at i-drop ang mga attachment ng imahe sa isang email. Sa panahon ng proseso, maaari mong ang mga sukat ng imahe o laki ng file, nangangahulugan na ang iyong tatanggap ay maaaring makatanggap ng isang mas mababang resolusyon (pangit at pixelated) na bersyon ng larawan. Sa halip, idirekta ang iyong sarili sa icon ng clip ng papel sa iyong email, at hanapin at i-upload ang file sa ganoong paraan.
10 Hindi ka nag-link.
Ang pagtapon ng mga URL na napapansin sa katawan ng isang email ay pangit, masalimuot, at higit sa lahat, madaling ayusin. I-highlight lamang ang teksto na nais mong i-link, pindutin ang command-K, at i-paste ang URL sa patlang na pop up. Pagkatapos, magiging ganito ang iyong teksto.
11 Madalas ka nang ginagamit.
Ang wika ay nagbabago sa paglipas ng panahon - ngunit hindi ko lamang tinutukoy ang mga salita na may mga walang kahulugan na kahulugan, o mga lumilipas na mga parirala na nawala sa kasaysayan. Pagbabago din ng pagbabago. Kunin ang panahon, halimbawa. Sa loob ng maraming siglo, ipinapahiwatig nito na tapos na ang isang pangungusap, at wala nang iba pa. Ito ay lubos na wala sa anumang sangkap o emosyon na lampas doon.
Ngunit sa mga araw na ito, tulad ng napansin ng mga mananaliksik sa parehong Binghamton at Rutger Mga unibersidad, ang pagtatapos ng isang pangungusap sa isang panahon ay maaaring lumabas dahil, sa pinakamabuti, i-curt o, sa pinakamalala, galit. (Kahit na hindi mo kailangan ng agham upang sabihin sa iyo na ang bawat "Magaling iyon." O "Hindi." Tumanggap ka ng pakiramdam tulad ng isang gulo.) Kaya't, maliban kung ito ay pormal na email, i-minimize ang iyong paggamit ng panahon. Gumamit ng hindi gaanong malupit na bantas — mga em-dash, ellipses, koma, colon, at semicolons - upang magkasama ang iyong mga iniisip.
12 Ginagawa mong mali ang mga linya ng paksa.
Shutterstock
Karamihan sa mga email na mga inbox ng email ay pinutol ang pagpapakita ng linya ng paksa sa 60 mga character. Gayunpaman, sa mga smartphone, ang display na iyon ay pinutol sa bilang ng character na mas mababa sa 25, depende sa aparato. (Ang mga mas malaking screen, tulad ng mga nasa iPhone 8 Plus, ay magpapakita ng hanggang sa 30 mga character.) Upang matiyak na basahin ang iyong buong linya ng paksa, panatilihing maikli at matamis ang mga bagay. Oh, at huwag kalimutang punan ito. Kaunti ang mga bagay na mas hindi mapakali kaysa sa pagtanggap ng isang "(walang paksa)" na email mula sa isang estranghero.
13 Gumagamit ka ng maling font.
Shutterstock
Ang Helvetica ay banal. Ang Times New Roman ay mapagmataas. Ang Comic Sans ay….just, no. Kapag bumubuo ng mga email, manatili sa pangunahing: Sans Serif. Ito ay hindi maliwanag at madaling basahin. Dagdag pa, ang font ay nag-render sa bawat web browser, kaya ang iyong mensahe ay maihatid tulad ng inilaan, kasama ang lahat ng font stylization hindi buo (italics, bold, underline — na uri ng bagay), sa iyong tatanggap.
14 Inililipat mo ang lahat sa isang talata.
Shutterstock
Ang pag-clumping ng lahat ng iyong teksto ay hindi kasiya-siya at, depende sa kung gaano ka sinasabi, hindi maayos - sa isang nakalilito na antas. Sundin ang panuntunang ito: ang bawat talata ay dapat magkaroon ng isang punto, at bawat punto ay nararapat sa sarili nitong talata (kahit na isang pangungusap lamang). Break up ang iyong teksto nang naaayon.
15 Gumagawa ka ng mga typo.
Mas mahusay ka kaysa doon.
Si Ari Notis Ari ay isang senior editor, dalubhasa sa balita at kultura.